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Noch immer benutzen viele Firmen Papierrechnungen oder einfache PDF Dokumente. Dabei lässt sich mit der Umstellung auf einen papierlosen Rechnungs-Workflow viel Zeit und Geld sparen.

Allein in Deutschland werden rund 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr verschickt. Doch das soll sich ändern. Die EU-Kommission sieht vor, E-Invoicing bis 2020 als vorherrschende Fakturierungsmethode zu etablieren. Sie schätzt die Einsparungen für Unternehmen in der EU durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr.

77 Prozent der Unternehmen uebermittlen ihre Rechnungen noch auf Papier. 69 Prozent der Unternehmen drucken elektronisch empfangene Rechnung erstmal aus  All diese Rechnungen werden beim Empfaenger meist noch manuell in die Buchhaltung uebertragen. Weiterhin benutzen einige wenige Firmen fehleranfaellige OCR Loesungen um die Daten von Papierrechnungen auszulesen und in elektronischer Form direkt an das Buchhaltungssystem weitergeben zu können. Dabei werden die Papierrechnungen zunächst gescannt. Anschließend liest eine OCR-Erkennungskomponente die Rechnungsdaten aus. Diese werden dann per Workflow in den elektronischen Freigabeprozess weitergeleitet.

Nur jede vierte Rechnung liegt in elektronischer Form vor. Leider bedeutet das jedoch nicht das solch eine elektronische Rechnung auch ohne Medienbruch in die Buchhaltung uebertragen werden kann.

Diese fehleranfaelligen, kosten- und zeitintensive Umwege sind jedoch überflüssig, sofern sich Sender und Empfänger auf ein komplett elektronisches Rechnungsverfahren einigen. Zum Beispiel ZUGFeRD.

ZUGFeRD PDF/A-Format

Bei den elektronischen Rechnungen haben sich mehrere Rechnungsformate etabliert. Neuerdings gibt es jedoch eine Tendenz zur einheitlichen Rechnungsstellung im ZUGFeRD Format. Trotz geringer Investitionskosten ist hierbei der Nutzen sowohl für Rechnungssteller als auch Empfänger hoch. Hinzu kommt, dass immer mehr Lieferanten auf einen Rechnungsaustausch im ZUGFeRD Format umstellen da oftmals viele ihrer Kunden aus der Wirtschaft und dem öffentlichen Sektor keine Papierrechnungen mehr akzeptieren.

Das ZUGFeRD Format umfasst nicht nur eine PDF Datei, sondern darüber hinaus enthaelt es auch eine XML-Datei. Mithilfe einfacher Zusatzprogramme können diese XML-Dateien extrahiert und für ERP-Systeme lesbar gemacht werden. Eine manuelle Erfassung der Rechnungsdaten beziehungsweise das Auslesen der Daten mit einer OCR-Komponente entfällt komplett. Die Datenqualität liegt beim Rechnungsaustausch im ZUGFeRD Format bei 100 Prozent. Da die XML-Daten komplett in die Buchhaltung übernommen werden, gibt es beim Rechnungsaustausch per ZUGFeRD weder Datenverluste noch Lesefehler.

Pro Rechnung werden 25 Minuten eingespart

Das Bundesministerium des Innern (BMI) errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von Rechnungen im ZUGFeRD Format reduziert den Aufwand auf etwa zwei Minuten.