So erstellen Sie gesetzeskonforme elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnung - Anforderungen an den Versender

• Die Elektronische Rechnung muß mit einer qualifizierten Signatur versehen sein.
• Eine Qualifizierte Signatur ist ein Zertifikat, welches auf einer Chipkarte geliefert und von einem zugelassenen Trustcenter ausgestellt ist. Die Qualifizierte Signatur wird mittels eines zugelassenen Chipkartenlesers und der sicherer PIN-Eingabe erstellt. Die Karte muß dafür im Lesegerät stecken. Das Zertifikat kann die Karte nicht verlassen.
• Es gibt auch Lösungen für Massensignaturen, bei denen die PIN für eine gewisse Zeit oder eine gewisse Anzahl von Signaturvorgängen die Karte zum Signieren frei hält. Dazu muß aber die Signaturkarte fähig sein.
• Eine Software (z.B. der Aloaha PDF Signator und der Aloaha PDF Multi-Signator) bringt dann mittels Kartenzugriff die Signatur in ein Dokument ein. Dazu bietet sich das standardisierte PDF-Format an. Ein PDF kann von jedem mit Hilfe des kostenfrei Verfügbaren Adobe Readers gelesen werden. Auch die Signaturen können vom Empfänger mittels des Adobe Readers überprüft werden.
• Geeignete Aloaha Produkte sind
  • Aloaha PDF Signator 
  • Aloaha PDF Multi-Signator
  • Aloaha PDF Suite

Elektronische Rechnung - Anforderungen an den Empfänger

• Die elektronisch erhaltene Rechnung muß im Originalzustand jederzeit prüfbar sein.
• Die Signatur muß geprüft und das Ergebnis muß archiviert werden. 
  

Elektronische Rechnung - Praxis 

Wenn der Empfänger ein GDPDU konformes Archiv betreibt, kann auch der Empfänger Kosten sparen, da er die eingehenden Rechnungen nicht mehr einscannen muß. Die per Mail oder in anderer Form elektronisch übermittelte Rechnung kann er ohne Umwege in sein Archiv einstellen. 

Erhält ein Empfänger eine elektronsich versandte Rechnung und hat kein elektronisches, GDPDU konformes Archiv, wird er die Rechnung ausdrucken und manuell archivieren. Ein Prüfer kann niemals feststellen, ob die Rechnung beim Empfänger oder beim Versender ausgedruckt wurde. Der Kunde hat also keinen Mehraufwand gegenüber dem normalen Rechnungsversand.
 

Elektronische Rechnung - Rechtliches
Theoretisch kann der Vorsteuerabzug beim Kunden gestrichen werden wenn die oben genannten Regeln nicht beachtet werden. Praktisch wird dieses aber so gut wie nicht vorkommen. Ein Prüfer wird sich stichprobenartig bei Lieferanten erkundigen. Sollte ein nicht steuerehrliches Unternehmen geprüft werden, so wird der Prüfer wohl an ganz anderen Stellen aufmerksam. Außerdem ist bei einem Betrugsverdacht die Übermittlung der Rechnung sicher nicht ausschlaggebend. 

Quellen

• EU Richtlinie 2001/115/EG
• BMF-Schreiben zur Umsetzung der Richtlinie
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
• §14 UST
• §140-§147 Abgabenordnung (Aufbewahrungspflichten)